Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is een dienstonderdeel van de Metropoolregio Eindhoven, een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is een archiefdienst en houdt toezicht op de vorming en het beheer van archieven en informatiebeheer bij de betrokken gemeenten en openbaar lichamen in de Metropoolregio Eindhoven. Na twintig jaar zijn overheden wettelijk verplicht hun archieven over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Het RHCe zorgt dat het materiaal voor iedereen raadpleegbaar is, nu en in de toekomst.
Om de interne werkwijze te moderniseren heeft het RHCe de stap gezet om te gaan werken met OneDrive en Microsoft Teams vanuit de bestaande Office 365 omgeving. Be-Sync heeft samen met een interne RHCe projectgroep de nieuwe digitale werkomgeving ingericht. Tijdens de werksessies is op constructieve wijze vorm gegeven aan deze inrichting. Hierdoor ontstond gaandeweg consensus over de optimale werkwijze voor het efficiënt samen werken aan en met documenten, de communicatie erover en de opslag ervan. Ook de ‘governance’ (beleidsdocument met de ‘spelregels’) en de afstemming van de training voor de tweeëntwintig eindgebruikers zijn tijdens deze werksessies opgesteld.
Door de gebruikerstraining van onze kant hebben medewerkers de eerste stappen in Teams kunnen zetten. Dit moet resulteren in de gewenste overgang van het werken vanaf lokale schijven en de ‘Netwerkschijf’ naar het werken in de Cloud.
Wij kijken terug op een succesvolle en prettige samenwerking met het RHCe. Met genoegen zullen wij het functionele gedeelte van hun werkomgeving in beheer houden en het verdere adoptieproces blijven ondersteunen. En wellicht de eventuele uitrol van verdere ontwikkelingen in de (nabije) toekomst begeleiden.
