Office plugin

Algemeen

De Be-Office is een plugin voor de applicaties Word, Excel en PowerPoint waarmee u op een eenvoudige wijze een nieuwe Office document creëert op basis van een leeg document of sjabloon en automatisch opslaat op uw SharePoint (project) omgeving.

Wanneer u de Be-Office gebruikt in combinatie met 4PS Construct en het 4PS Documentportaal, kunt u automatisch gegevens uit Navision laten afvullen in uw document. Deze gegevens worden als meta data opgeslagen bij uw document in het 4PS Documentportaal of bij niet-gerelateerde documenten in een algemene SharePoint bibliotheek. In het laatste geval zouden dit bijvoorbeeld afdeling sites en/of bibliotheken kunnen zijn. De Be-Office werkt met Office 2013/2016 en SharePoint 2013/Office 365.

hoe werkt het

1. U opent uw Microsoft Office applicatie en kiest in het lint voor het tabblad Be-Office.
2. U selecteert een sjabloon in het Be-Office documentpaneel.
3. U vult uw document af met de benodigde meta data.
4. U kiest een project of afdeling.
5. U kiest voor ‘Opslaan in SharePoint’ en u bent klaar. Uw document is opgeslagen op uw SharePoint omgeving inclusief de meta data velden.

functionaliteiten

De office plugin kent de volgende functionaliteiten:

- Centraal beheer van uw sjablonen. Uw huisstijlbeheer op 1 plek.
- Uw gebruikers hoeven zich geen zorgen te maken waar het document moet worden opgeslagen. Dit doet het systeem voor hen.
- Automatisch gegevens laten invullen in uw document. Denk bijvoorbeeld aan adresgegevens en contactpersoon gegevens uit uw administratieve systeem.
- Integreer de Be-Office met Microsoft Navision 4PS Construct of het 4PS Documentportaal om zowel algemene als projectdocumenten op te slaan op uw SharePoint (project) omgeving.